Menjadi seorang sekretaris profesional tidak sekonyong-konyong, perlu proses belajar dari pengalaman kerja dan bisa juga tambahan keahlian lain.

Ilmu yang didapatkan tidak saja saat menjalani pendidikan formal. Bisa dari skill yang sudah ada yang yang terus diasah, maupun skill baru yang didapatkan selama bekerja, juga kekuatan mental yang didapat dari pengalaman. Dan yang termasuk penting adalah soal mentalitas, yang akan terlatih dengan sendirinya, bukan hanya didapat dari teori formal saja, tetapi bisa diaplikasikan dalam hidup dan pekerjaan sehari-hari.

Seperti yang kita ketahui, garis besar tugas sekretaris adalah :

  • Membantu seorang pemimpin demi meningkatkan efisiensi pemimpin.
  • Menyiapkan surat-menyurat.
  • Menerima tamu atau klien
  • Memeriksa atau mengingatkan atasannya mengenai jadwal atau janji meeting
  • Berkomunikasi melalui telepon atau internet
  • Menyiapkan pertemuan bisnis
  • Mengarsipkan dokumen perusahaan,dst.

Tapi selain itu seorang sekretaris juga harus memiliki beberapa point ini :

  • Ilmu pengetahuan yang baik, melalui pendidikan formal maupun kursus yang relevan dengan perusahaan yang akan dimasukinya.
  • mengetahui dengan baik masalah atau isu-isu di dunia bisnis dan mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai organisasi dan manajemen.
  • Menguasai IT seperti komputer dan aplikasi dasar dan umum seperti Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Access.
  • Selain bahasa Indonseia yang baik dan benar, harus menguasai setidaknya satu bahasa asing guna berhubungan dengan relasi dari luar negeri.
  • Cekatan dalam melaksanakan pekerjaannya, mempunyai inisiaif.
  • Wajib mempelajari perilaku dan karakter pemimpinnya.
  • Disiplin dalam semua kegiatan atau rutinitas pekerjaannya (menjunjung tinggi profesionalisme).
  • Sabar, bisa menahan diri, mampu menguasai berbagai situasi baik dalam menghadapi pemimpin maupun dalam menghadapi relasi bisnis.
  • Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima email, dan sebagainya.
  • Mampu menyusun dan manage laporan-laporan yang ada.
  • Memiliki etika dan moral yang baik, seperti etika dalam bersikap.
  • Pandai berbicara di depan publik/umum karena tidak jarang sekretaris menggantikan pemimpinnya dalam mempresentasikan sesuatu pada saat rapat/meeting.

Tugas sekretaris juga dibagi dalam beberapa jenis, yaitu :

  1. Tugas Rutin merupakan pekerjaan sehari-hari yang dikerjakan tanpa harus dikomandoi lagi oleh pemimpin, contohnya mengetik surat – surat , menerima telepon, filling dokumen, dst.
  2. Tugas Khusus,  yang berupa instruksi khusus dari pimpinan untuk hal yang lebih spesifik, atau sifatnya membutuhkan pertimbangan baik dan rasional dari seorang sekretaris.
  3. Tugas Kreatif, adalah inisiatif atau ide sekretaris profesional itu sendiri yang tujuannya membantu pemimpin. Contohnya memilih interior untuk kantor.
  4. Tugas Komunikator,  yaitu menjalin hubungan dan berperan sebagai contact person pemimpinnya dengan klien atau rekanan perusahaan. Sekretaris harus bijak dan cakap dalam berkomunikasi agar tercipta hubungan yang baik.

Tambahan beberapa hal yang perlu dihindari adalah :

  • Dilarang bergosip,  karena akan sangat berbahaya bagi kariernya. Seorang sekretaris adalah pemegang kunci atas rahasia atasannya, manajemen dan perusahaan.
  • Tidak bermental lembek dan mudah menyerah Sebagai seorang sekretaris, akan selalu berada dibawah tekanan pimpinan atau bahkan pekerjaan deadline, jadi selain skill yang mumpuni, juga harus punya mental kuat dan tidak pantang menyerah. Sehingga dapat bertahan menjalani profesi ini.

Dibutuhkan latihan intensif berupa pengalaman sebagai proses agar bisa mencapai cita-cita sebagai sekretaris profesional. Jangan pernah berhenti dan selalu belajar, maka anda akan mendapatkan hal, pengetahuan atau pengalaman baru.

Selamat bekerja …

Advertising – Baca Juga :

Dilihat: 114 kali

Pin It

Tinggalkan Balasan