sekretaris

Sekertarisku – Jika kamu ingin bekerja sebagai sekretaris, mempersiapkan diri dengan tugas-tugas dan skill yang dibutuhkan fungsinya sangat penting. Setelah mengirimkan surat lamaran untuk mengisi lowongan sekretaris di beberapa perusahaan impian kamu, langkah kamu berikutnya adalah menyiapkan diri untuk proses wawancara. Agar proses wawancaramu lancar dan kamu siap lahir batin sehingga segala bakat dan kemampuan kamu dapat tereksplorasi sepenuhnya, simak yuk, beberapa pertanyaan yang biasa diajukan pada proses wawancara sekretaris.

1. Apa yang memotivasi kamu untuk bekerja dengan baik?
   Apa yang memotivasimu sepenuhnya bergantung pada latar belakang dan pengalamanmu. Namun, usahakan agar hal ini relevan dengan posisi dan perusahaan yang kamu lamar. Beberapa motivasi yang bisa menggerakkan orang adalah tantangan, tanggungjawab yang meningkat, keterlibatan tim, interaksi interpersonal, kompleksitas tugas, serta kesempatan belajar.
2. Kualitas apa yang menurutmu paling penting untuk pekerjaan sekretarial?
   Sekretaris hari ini semakin banyak melakukan tugas-tugas sebagai pengatur informasi dan komunikasi. Pertanyaan-pertanyaan wawancara pada lowongan sekretaris biasanya mengeksplorasi kualitas kunci seperti kemampuan merencanakan dan mengorganisir, kemampuan komunikasi oral dan tertulis, kemampuan menjaga rahasia, kemampuan beradaptasi, inisiatif, kemampuan untuk diandalkan, akurasi dan perhatian pada detail.
   Pada lowongan pekerjaan yang diposting, lihatlah tugas-tugas kunci dari posisi sekretaris itu dan temukan kualitas apa yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas itu dengan baik. Sebagai contoh, jika “mengatur jadwal” adalah deskripsi tugas pokok pada lowongan itu maka sekretaris yang dipilih harus terorganisir dan pandai membuat rencana dan prioritas.
3. Sebagai seorang sekretaris, sebutkan kekuatan dan kelemahanmu
   Fokuslah pada tiga atau empat kekuatan yang secara langsung berhubungan dengan persyaratan kerja sekretarial. Contohnya seperti mengorganisir, mengelola informasi, memperhatikan detail, menyelesaikan masalah, atau kemampuan multi-tasking. Lalu, dukung jawabanmu dengan contoh-contoh spesifik yang mendemonstrasikan kekuatanmu pada konteks kerja. Sebaiknya, sebutkan dua kelemahanmu yang sebenarnya dan detailkan langkah-langkah yang kamu lakukan untuk menangani kekurangan itu.
4. Apa yang paling kamu sukai dan tidak sukai tentang pekerjaan sekretaris terakhirmu?
   Sang pewawancara berusaha untuk menilai kecocokanmu dengan pekerjaan itu dan buatlah jawaban yang relevan dengan persyaratan lowongan sekretaris yang ditawarkan. Jawaban umum yang cocok mengenai apa yang kamu nikmati bisa seperti mendapat tantangan baru, bertemu dengan orang-orang berbeda, belajar skill baru, dan lain-lain.

Selain pertanyaan-pertanyaan umum seperti ini, ada juga pertanyaan yang mengarah langsung pada skill-mu sebagai seorang sekretaris. Inilah beberapa contohnya :

1. Software apa saja yang kamu kuasai?
   Daftarlah program dan piranti lunak yang akrab kamu gunakan. Jelaskan seberapa banyak pengalaman yang kamu miliki dengan masing-masing program seperti fungsi yang biasa kamu pakai dan tipe pekerjaan yang kamu hasilkan. Jika perlu, bawa sampel kerja menggunakan software itu.
2. Dokumen apa saja yang pernah kamu kerjakan di Excel?
   Excel adalah sebuah program yang penting untuk dikuasai untuk melancarkan tugasmu. Detailkan pengetahuanmu mengenai pengolahan data dengan program ini. Pertanyaan lain yang serupa ini adalah tentang dokumen-dokumen apa saja yang pernah atau biasa kamu ketik. Detailkan pengalamanmu membuat dokumen sperti menciptakan dan mengedit tabel dan chart, membuat format-format formulir, dan lain sebagainya.
3. Apakah kamu punya pengalaman merencanakan rapat?
   Jika kamu pernah bekerja sebelumnya, terangkan pengalamanmu. Jika kamu belum pernah, jelaskan pengalaman keorganisasian atau kegiatan yang pernah kamu adakan terkait pengadaan venue dan penjadwalan, menginformasikan peserta, menyiapkan agenda dan mengatur dokumentasi.
4. Bagaimana caramu memprioritaskan kerja?
   Ini merupakan salah satu pertanyaan wawancara kunci dalam bidang kesekretariatan. Jelaskan bagaimana kamu menjadwalkan dan memprioritaskan tugas dan aktivitasmu dengan benar. Fokuslah pada aspek-aspek kunci seperti  kedaruratan tugas, deadline, seberapa lama sebuah tugas bisa dikerjakan, dan lain-lain.

Itulah beberapa pertanyaan yang biasa terdengar saat proses wawancara calon sekretaris. Persiapkan dirimu untuk menjawab pertanyaan yang mengeksplorasi baik motivasi maupun kompetensi untuk pekerjaan yang kamu lamar. Buatlah jawaban jujur yang bisa memenangkanmu dalam proses itu.

Dilihat: 30276 kali