Tips Menjadi Sekretaris yang Handal

Sekertarisku – Seorang sekretaris harus memiliki skill yang diperlukan untuk pekerjaan kantor, seperti mengetik, menggunakan komputer, menulis dan melakukan pengarsipan. Di sisi lain, karakteristik personal bukanlah sesuatu yang kamu dipelajari di sekolah, tapi bisa punya dampak yang besar terhadap efektivitas kamu di tempat kerja. Sebagai contoh, seorang sekretaris yang tidak bisa merahasiakan informasi penting tidak dipercaya oleh bosnya.
Inilah beberapa karakterisik yang harus ada pada pribadi seorang karakteristik :

1. Menjaga informasi tetap rahasia
   Kemampuan ini bisa jadi merupakan salah satu karakter paling penting yang harus ada dalam diri seorang sekretaris. Inilah yang ditulis oleh Legal Secretaries International lewat sebuah artikel di situsnya. Kebocoran kerahasiaan artinya bisa besar, lho. Hal itu bisa termasuk memberikan informasi rahasia bisnis kepada seorang pesaing, membuat rumor yang mempengaruhi para karyawan di perusahaan atau menyebabkan sebuah kasus hukum menjadi semakin rumit.
   Jika kamu ingin menjadi seorang sekretaris yang baik, bersiap-siaplah untuk sering menutup mulut terhadap informasi perusahaan tempat kamu bekerja. Beberapa info itu mungkin menurut kamu penting diketahui orang, tapi jika prioritas kamu adalah menjadi sekretaris yang baik, menjaga rahasia adalah nomor satu.
2. Selalu terorganisir
   Kemampuan untuk mengorganisir tugas sehari-hari adalah karakter personal yang juga penting buat seorang sekretaris. Secara rutin,seorang sekretaris harus terus mencatat banyak tugas dan proyek, seperti menjadwalkan rapat dan pertemuan, mencatat percakapan, menangani panggilan telpon, membuat pengaturan perjalanan untuk satu atau beberapa atasan, mengarsipkan file perusahaan dan lain sebagainya.
   Jika seorang sekretaris tidak teratur dan tertata, bisa-bisa terjadi kekacauan di kantor. Anggota dewan rapat yang tidak punya info yang diperlukan untuk meninjau rapat sebelumnya bisa jadi tak akan bisa membuat keputusan bagus. Ketika seorang atasan datang terlambat ke bandara dan ketinggalan pesawat karena sekretarisnya memberi informasi salah mengenai waktu penerbangan, sekretaris itu pasti akan mendapatkan tindakan pendisiplinan atau bahkan pemberhentian.
3. Komunikasi itu kritis
   Para sekretaris harus menangani berbagai macam orang sehingga harus pandai dalam berkomunikasi. Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan untuk membuat pengunjung merasa nyaman. Caranya, ia harus luwes dan ramah serta bisa membantu seseorang sehingga lebih sabar menunggu sang atasan seandainya ada situasi tak terduga.
   Untuk jadi seorang sekretaris yang baik, kamu harus bisa mengkomunikasikan fakta-fakta penting dengan cepat dan logis, namun sembari menciptakan sebuah lingkungan kerja yang positif. Kamu juga perlu memiliki kemampuan menilai apa saja yang pantas disebar atau dibagikan pada sebuah situasi. Sekretaris eksekutif, contohnya, bisa jadi punya tanggungjawab kompleks pada beberapa departemen sekaligus dalam sebuah perusahaan dan harus berhati-hati dengan informasi yang tidak boleh dibagikan dengan sekretaris junior.
4. Bisa bekerja dalam tim
   Untuk bisa menjadi seorang sekretaris yang efektif, kamu harus memiliki kemampuan bekerja di dalam tim. Pekerjaanmu adalah untuk mendukung sang atasan dengan segala cara yang kamu bisa, dan ini dinamakan fleksibilitas.
   Kamu mungkin  harus pulang larut melewati jam kerja dari waktu ke waktu, atau harus tiba di kantor lebih pagi, mengerjakan proyek yang tak pernah kamu sentuh sebelumnya, atau secara umum, bekerja ekstra keras dibanding karyawan lain. Kamu harus peka, artinya bisa mengantisipasi kebutuhan bosmu atau orang lain yang kamu dukung sehingga kamu turut mempromosikan kesuksesan mereka.

Pastikan bahwa kamu selalu menginformasikan hal-hal penting kepada bosmu sehingga ia tidak ketinggalan kabar. Bantulah juga ia dengan menyajikan segala informasi yang diperlukan agar pekerjaannya bisa terlaksana dengan baik.

Dilihat: 599 kali