SK yakin sahabat sekretaris pernah menemukan email seperti ini dalam pekerjaan sehari-hari bukan? Namun tidak ada salahnya bila kita kembali paparkan disini supaya sahabat yang lain juga bisa mengambil hikmahnya. Berurusan dengan rekan kerja atau relasi kita yang frustrasi dan marah kadang menjadi bagian dari tanggung jawab kita sebagai perwakilan dari bos. Bila anda menerima email argumentatif, akan sulit untuk tetap fokus dalam pekerjaan yang lain. Namun itu tidak berarti bahwa anda harus membiarkan emosi anda untuk lepas kendali. Sebaliknya, tetap jaga perasaan anda, analisa situasi dan sesuaikan aksi anda sesuai kondisi.
Tunggu
Setelah membaca sebuah email argumentatif, adalah sangat normal bila insting bertahan kita muncul ke permukaan. Tetap tenang! Ambil waktu untuk anda untuk tenang dan biarkan komentar balasan terus berputar-putar dibenak anda, pilih diantara pilihan komentar itu yang paling baik. Jangan membalas email berdasarkan reaksi pertama anda. Jika anda bereaksi cepat, tanpa memberikan waktu untuk anda berpikir sejenak, anda bisa saja melakukan sebuah tindakan yang akan anda sesali.
Analisa
Setelah anda meluangkan waktu untuk berpikir, baca ulang email tersebut. Acuhkan setiap komentar yang menantang atau bahasa yang tidak profesional. Lihat tujuan dari pesan tersebut. Cari tahu apa yang mengganggu perasaan lawan bicara anda. Ketika anda mengetahui masalahnya, anda bisa berusaha untuk memecahkannya. Pikirkan argumentasi dari lawan bicara anda dan tentukan bagaimana cara merespondnya sesuai analisa anda.
Hadapi
Telpon lawan bicara anda di telpon. Dengan tenang sampaikan bila anda telah menerima email tersebut dan ingin untuk mendiskusikannya dengan baik. Minta lawan bicara anda untuk bertemu dengan anda, apakah dikantor atau di tempat yang disetujui. Mulai meeting anda dengan komentar semisal “Saya memahami tentang perasaan anda terhadap isu bla bla bla. Biarkan saya menerangkan kenapa kami menjawab seperti itu”, sampaikan penjelasan anda kepada lawan bicara anda. Jika dia mencoba untuk memotong atau membantah anda, dengan tenang sampaikan “Saya ingin mendengar apa yang ingin anda sampaikan, tapi biarkan saya selesai bicara dahulu”.
Dengarkan
Setelah anda menjelaskan kedudukan anda, biarkan lawan bicara anda untuk bereaksi. Jangan biarkan anda untuk langsung membantah dengan argumentasi anda. Dengarkan dan jangan bicara. Pada akhirnya dia pasti akan berhenti bicara. Persiapkan respond anda dengan kata-kata yang netral seperti, “Saya telah mendengar pembicaraan anda dan sangat menghargai posisi anda”, kemudian lanjutkan dengan solusi anda. Mungkin anda perlu untuk mengulang apa yang anda katakan sebelumnya untuk memastikan dia memahami point anda.
Koreksi
Pastikan lawan bicara anda mengetahui bila anda tertarik akan pemikiran dan pendapatnya, juga usahakan dia memahami bila anda ingin menyelesaikan masalah ini dengan cara yang sopan dan hormat. Sampaikan kalimat seperti, “Saya memahami rasa frustrasi anda, tapi saya ingin menumbuhkan rasa saling menghormati antar semua rekan kerja. Silakan gunakan nada hormat dalam semua komunikasi antara anda dengan saya dan rekan kerja yang lain. Dan saya akan melakukan hal yang sama untuk anda”.
Demikianlah pengalaman yang pernah kami dapatkan selama ini, bila sahabat sekretaris mempunyai solusi yang lain, jangan ragu untuk share kepada kami ya!
Advertising – Baca Juga :
Dilihat: 16 kali
