sekretaris-filling-system
 

sekretaris-filling-system

Bagian pekerjaan sekretaris yang paling sering dilakukan pastinya adalah pengarsipan (filing). Ada baiknya kita merefresh kembali tentang  teori dasar filing system ini, mungkin bisa berguna bukan hanya buat rekan-rekan sekretaris, tetapi juga buat bidang kerja lainnya  yang mungkin belum tahu teori pengarsipan.

Penjelasan Filling System di Sekretaris

Filing system adalah suatu rangkaian kerja teratur berupa pedoman penyimpanan arsip sehingga ketika diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Kearsipan adalah semua kegiatan pengaturan arsip yang terdiri dari :
1. Penyimpanan (filling)
2. Pencarian (finding)
3. Keselamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan)
4. Penyusutan arsip (pemindahan,pemusnahan,penyerahan)

Keharusan Filling System di Bidang Sekretaris

Suatu filing system itu harus
–  MENGHEMAT WAKTU, penyimpanan dan pencarian kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.
–  MENGHEMAT BIAYA, tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.
–  MENGHEMAT TEMPAT, penyimpanan arsip tidak perlu membutuhkan ruang yang luas dan alat yang banyak, karena arsip yang disimpan hanya arsip – arsip yang diperlukan saja.

 

CIRI-CIRI FILLING SISTEM YANG BAIK

  • Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin
  • Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit
  • Mudah dicapai : penyimpanan mudah diambil dan digapai
  • Ekonomis : menghemat pengeluaran, biaya,perlengkapan,tenaga & cara pengeluarannya
  • Cocok dan tepat guna : disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan
  • Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan
  • Klasifikasi khusus
  • Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN FILLING SEKRETARIS

Ø  Filling cabinet

Lemari untuk menyimpan arsip ini bisa berupa :
– Lateral  filling cabinet : yaitu berpintu dan berpapan alas untuk menyimpan arsip
– Drawer filling cabinet : yaitu yang berlaci-laci yang ditarik keluar-masuk

Ø  Guide

Sekat petunjuk dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu untuk memuat kode pada tab-nya, dan berfungsi juga sebagai pembatas kelompok dan juga sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
– Guide besar berukuran 36×25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio
– Guide kecil berukuran 16×11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15×10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.

Ø  Folder

Map karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :
1. Brief order, map besar dengan karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.
2. Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas atau
3. Snelhecker, yaitu map kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit
4. Hangging map, yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

Ø  Rak sortir

Berguna  untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

Ø  Kartu indeks

Kartu  yang berukuran 15×10 cm yangmemuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

Ø  Laci kartu indeks

Laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.

 

MACAM-MACAM FILLING SYSTEM DI SEKRETARIS

Sistem abjad

Sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad,
disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks

Sistem masalah

Sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkanpokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.

Sistem wilayah

Sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

Sistem tanggal

Sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun  penerimaan/pencatatan surat/dokumen sesuai tugas sekretaris.

Sistem nomor

Sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :
–  Filling Sistem Nomor Dewey
–  Filling Sistem Nomor Terminal Digit

Selamat bekerja dan semoga filling systemnya semakin rapi!

Advertising – Baca Juga :

Dilihat: 413 kali

Pin It

Tinggalkan Balasan