Seiring dengan kemajuan teknologi dari masa ke masa tentunya semakin besar juga tantangan pekerjaan dan tanggung jawab setiap profesi. Begitu juga dengan peran dan tanggung jawab seorang sekretaris di era global seperti sekarang ini.

Sesuai kebutuhan dan tantangan ke depan, dari yang awalnya pekerjaan dilakukan berdasarkan instruksi atau perintah, sekarang berkembang menjadi pekerjaan yang dinamis dan mandiri.

Sekretaris di era global dituntut untuk lebih berinisiatif, proaktif, dan bekerja mandiri tanpa perlu pengawasan kontinu.  Diharapkan bisa menciptakan karakter yang lebih profesional dan handal, agar bisa menjadi sekretaris yang mempunyai karir profesional dan efektif.

Diantaranya yang perlu menjadi perhatian dan perlu pengembangan adalah bahwa seorang sekretaris harus :

Punya kemampuan SDM atau Human Resouce

Sekretaris senior bisa juga berperan sebagai :

  • Trainer, leader dan Mentor untuk staf administrasi lain
  • Meninjau atau mereview kinerja para staf,serta rekan kerja junior lainnya, untuk proses rekruitmen
  • Memberikan orientasi atau pengarahan kepada rekan kerja baru

Sekretaris adalah orang yang harus tahu tentang gaya dan karakter bosnya, seharusnya bisa mengerti juga karyawan seperti apa yang di butuhkan bosnya. Sehingga lebih bisa membantu mencari dan menemukan seorang karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.

Punya lingkup pekerjaan lebih luas

Pada saat ini setiap boss atau manajer sekalipun sudah bisa menangani e-mail, korespondensi,  telepon, appointment, bahkan membuat presentasi meetingnya sendiri. Sehingga peran sekretaris bisa menjadi lebih spesifik dan mengambil lingkup pekerjaan yang lebih luas. Para sekretaris tidak lagi menjadi tukang ketik atau penerima telepon, karena mereka sudah punya mindset yang berbeda tentang seorang sekretaris. Mereka bisa menjadi sarana memperluas networking dan bahkan menjadi wakil pengambil keputusan.

Mampu Multi-Tasking

Skill ini  penting dimiliki dan sebagai modal utama untuk bisa melakukan pekerjaan multi tasking adalah dia harus terlebih dahulu terbiasa Well-Organized. Terbiasa bekerja teratur, rapi, dan terstruktur. Jika tidak, maka mustahil bisa bekerja secara terstruktur, atau kadar stres akan meningkat akibat pekerjaan Multi-Tasking yang tidak terencana dan berantakan.

Punya keahlian yang makin spesifik

Bagi kebanyakan sekretaris pekerjaan telah berkembang dari hanya sekedar fungsi umum menjadi fungsi specialis. Ada peningkatan demand/permintaan bagi sekretaris yang punyai keahlian atau pengetahuan lebih, misalnya di bidang Legal, Banking, Finance, atau bahkan HRD.

Misalnya, banyak juga perusahaan yang mempunyai departemen legal sendiri, sehingga sekretaris yang punya keahlian dan pengetahuan khusus yang relevan dibutuhkan.

Menguasai manajemen Informasi

Sekretaris bukan hanya  pekerjaan administratif, melainkan bisa menjalankan tugas untuk mengelola informasi di dalam perusahaan. Telibat secara langsung dalam arus dan penyimpanan Informasi di perusahaan.

Mereka juga harus bisa menjamin segala informasi yang berharga bisa diteruskan atau dibagi secara efisien kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Ini sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi kerja sama antar departemen sebagai satu team yang utuh.

Perlu juga dipastikan bahwa informasi yang tepat juga jatuh kepihak yang tepat pula.

sekretaris dipandang sebagai penghubung informasi antar departemen di banyak perusahaan dan juga sebagai sumber informasi yang dapat di andalkan.

Kemampuan Customer Service dan Riset

Kualitas atau keunggulan dari sekretaris andal adalah customer service yang baik. Seringkali harus berhubungan dengan pelanggan atau Klien dan ini berarti harus memiliki knowledge yang kuat dan kompeten dalam bidang pelayanan/service.

Kemampuan untuk mengumpulkan informasi juga penting karena akan banyak mengandalkan sekretaris untuk mencari dan mengumpulkan data, informasi mengenai Klien, tren industri saat ini, pengelolaan data base dan informasi mengenai kompetitor. Jika sekretaris bekerja pada unit , group atau kelompok, maka harus mempunyai kemampuan berkolaborasi dan mampu bekerja sama dalam tim.

Menguasai teknologi

Sekretaris andal menguasai teknologi, khususnya dibidang komunikasi dan semua teknologi yang bisa memperlancar komunikasi.

Termasuk di dalamnya yang tak kalah penting adalah teknologi untuk melakukan presentasi, yang didukung oleh kemampuan dan keahlian melakukan presentasi sendiri.

Dengan meningkatnya mobilitas kinerja saat ini, akan lebih dibutuhkan sekretaris yang bisa bekerja secara mandiri, dapat diandalkan, punya Inisiatif, percaya diri dan bijak. Kualitas seperti inilah yang diperlukan sekretaris saat ini untuk dapat menjaga ”benteng” mewakili perusahaan atau atasannya, disaat pimpinan tidak berada di tempat.

Advertising – Baca Juga :

Dilihat: 1999 kali

Pin It

Tinggalkan Balasan