Tips Agar Bos dan Sekretaris Kompak

Sekertarisku – Seorang sekretaris bukan sekedar pengurus berkas, penjawab telpon dan pengingat kalender. Seringkali, seorang sekretaris adalah tulang punggung perusahaan dan tangan kanan dari manajer atau posisi penting lainnya. Agar bos dan sekretaris bisa bekerja sama dengan baik, ada beberapa skill interpersonal yang diperlukan dalam diri seorang sekretaris. Apa saja?

1. Profesionalisme dan integritas
   Karena seorang sekretaris terlibat dengan langsung dalam pekerjaan sehari-hari perusahaan, kamu akan sering melihat informasi pribadi dan diperintahkan untuk menjaga kerahasiaan itu sehingga tidak tersebar ke pihak yang salah. Informasi sensitif ini bisa jadi nominal gaji, catatan rapat, rekaman kesehatan, dan lain-lain. Agar bos dan sekretaris jadi sebuah tim yang solid, kamu harus bisa menunjukkan ke bosmu bahwa kamu bisa menangani informasi sensitif dan bisa dipercaya untuk selalu bersikap profesional sepanjang waktu.
2. Kesopanan dan kerjasama
   Seringkali sebagai seseorang yang pertama kali ditemui klien, seorang sekretaris harus menyambut sang klien dengan pembawaan sopan dan ramah. Kamu harus tetap bersikap santun bahkan jika klien kamu suka mengeluh atau bos kamu punya tuntutan besar.Tapi, kamu bukan hanya harus bisa bekerja sama dengan atasanmu saja. Kamu akan harus berinteraksi dengan hampir setiap orang di perusahaan itu dan bekerja bersama karyawan segala level. Beberapa sekretaris bekerja di lingkungan yang tegang dan penih tekanan sehingga harus menjaga kepalanya tetap dingin di bawah teknanan. Karena kamu adalah asisten yang menjadi wajah perusahaan, kamu juga harus siap membantu setiap orang jika dibutuhkan.
3. Berbicara dan mendengarkan
   Baik di telpon atau secara nyata, seorang sekretaris harus pandai bicara dan punya tata bahasa yang bagus dan formal. Ketika kamu berinteraksi dengan atasanmu, kamu harus bisa menyampaikan informasi dengan jelas. Kamu juga akan sering harus bertugas menemui klien mewakili atasan atau perusahaan, sehingga kemampuan berbicara yang luwes juga akan sangat mendukung kerjamu. Kadang, kamu mungkin juga harus mewakili atasanmu melakukan presentasi atauSelain itu, telinga yang baik dan bisa menangkap detail dengan benar juga diperlukan. Sebabnya, kamu adalah penyambung antara posisi atas/manajerial dengan karyawan, serta perusahaan dengan klien. Agar kamu tak sering salah memberi informasi, baik ke klien, ke atasan, maupun ke staff lain, kemampuan mendengarkan kamu harus benar-benar sempurna sempurna. Nggak lucu kan kalau kamu sering memberitahu jam rapat atau nomor yang salah hanya karena kamu kurang memperhatikan saat menerima telepon?
4. Kemampuan menulis yang baik
   Kamu harus memiliki kemampuan menulis yang sempurna untuk menulis emal, memo kantor dan dokumen-dokumen lain. Dalam korespondensi tertulis, kamu harus pintar melihat detail untuk menemukan kesalahan dan memastikan akurasi.Tapi bukan sekedar itu, kamu juga harus peka dalam menempatkan diri kamu sebagai wakil dari perusahaan. Pahamilah berbagai strategi untuk menulis surat bisnis yang apik, profesional, dan bisa mengambil hati klien.
5. Bisa diandalkan dan fleksibel
   Bos dan sekretaris adalah sebuah tim yang tak bisa terpisahkan. Akibatnya, jadwal seorang sekretaris seringkali harus mengikuti sang atasan. Dari hari ke hari, jadwalmu tidak akan sama. Kadang kamu pulang tepat, kadang mungkin kamu harus lembur sampai malam. Sebagai seorang sekretaris, kamu harus bisa diandalkan. Kamu harus bisa bersikap fleksibel dalam menangani perubahan dan masalah yang hadir dengan tanpa terduga.

Itulah beberapa hal yang sangat penting agar kamu bisa mendukung kinerja atasanmu dengan sempurna. Karena bekerja mendampingi seorang bos setiap saat, kamu juga harus sabar. Pahami sifat tiap manusia berbeda-beda dan bos kamu juga punya beban kerja besar sehingga kadang dia akan membaginya denganmu.

Dilihat: 184 kali