email-formal-bisnis
 

email-formal-bisnis

Dear sahabat sekretaris, seperti yang kita ketahui bersama, di abad informasi ini email menjadi sarana komunikasi utama yang telah menggantikan peran surat konvensional ataupun internal memo. Walaupun email cocok untuk informalitas, anda perlu menjaga tulisan secara profesional dalam semua komunikasi yang dikirim dalam bisnis atau pekerjaan anda. Namun tidak semua orang faham bagaimana membuat sebuah email yang formal. Sebetulnya, sebuah email bisnis diformat mirip dengan dokumen yang dicetak tradisional, tetapi dengan perbedaan sedikit teknis dan gaya. Namun untuk lebih detailnya kami akan babar dibawah ini.

Heading

Sebuah surat bisnis tradisional akan memulai dengan tanggal di bagian kiri pojok surat, namun untuk email anda tidak perlu menyertakan hal ini karena program email anda akan secara otomatis menyertakan tanggal. Sedangkan untuk nama perusahaan, alamat dan kepada siapa surat ditujukan yang biasanya ada di bagian bawah tanggal dalam surat tradisional, di dalam email sudah bisa disertakan alamat email, subject, attachment dan bisa ditambahkan pula alamat tambahan. Untuk membuat email profesional, masukan email address yang berada di dalam address book atau contact anda sehingga email yang dituju dalam bentuk nama lengkap. Ini lebih baik daripada anda menulis manual email yang dituju. Gunakan subjek anda jelas dan ringkas menunjukkan maksud dari pesan. Jangan gunakan singkatan atau kata-kata dalam huruf kapital semua.

Body

Buka isi email anda dengan ucapan standar, seperti “Dear Bapak. xxx” jika ini email pertama anda kepada penerima. Salam dalam bentuk kurang formal seperti menggunakan nama pertama penerima langsung itu  baik-baik saja dalam email berikutnya jika anda telah membentuk hubungan kerja yang baik, tapi tetap nada profesional karena semua komunikasi mencerminkan citra perusahaan anda. Gunakan body block style yang bisa berupa jeda baris antara salam dan body atau tulisan utama. Juga gunakan jeda baris antara body email dan tanda tangan penutupan. Gunakan spasi tunggal untuk paragraf dan hindari pernak-pernik hiasan, seperti tebal dan miring, kecuali benar-benar diperlukan untuk menekankan titik. Gunakan format tradisional dan font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial, dan jangan menggunakan font berwarna atau HTML. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa penerima tidak memiliki kesulitan membaca email.

Setiap orang kadang tidak memakai program yang sama dalam membuka email. Alih-alih anda ingin memperlihatkan bentuk tulisan yang indah dan gaya, dengan program yang berbeda, bisa saja email anda diterima oleh penerima hanya berupa tulisan hitam putih sederhana saja. Jadi, gunakan format tradisional dan tiak perlu memakai pernak-pernik.

Penutupan

Tutup atau akhiri email anda dengan ucapan penutup yang formal. Bila email anda dalam bahasa Inggris, gunakan “Sincerely”, “Kind Regards” atau “Thank you”. Atau bila memakai penutup memakai bahasa Indonesia, cukup dengan “Terima kasih”. Bila anda telah berhubungan dengan cukup baik dengan relasi anda, bisa ditutup dengan kata yang kurang formal seperti “Best” atau “Thanks”, tapi tetap harus di ingat, gunakan sesuai kondisinya. Lihat secara keseluruhan segala aspek, baik isi email, penerima email dan image dari perusahaan.
Akhiri dengan nama lengkap anda dibawah kata penutup dan tambahkan jabatan/title anda dibawah nama anda. Jika perusahaan anda menyediakan signature atau logo yang bisa dipakai oleh karyawan, gunakan itu. Bila tidak, bisa anda ketik manual nama perusahaan dengan alamat lengkapnya dan nomer telponnya. Signature email ini menggantikan letterhead di surat tradisional. Anda bisa menyertakan email address anda, website anda maupun nomer hp anda disitu.

Tips

Tergantung dari pesan yang anda kirim, jenis perusahaan dan industri anda, anda mungkin ingin memasukkan disclaimer di bagian paling bawah email anda. Juga bila anda mengirimkan attachment dalam email Anda, sampaikan dalam body email anda bila memang anda mengirimkan attachment supaya penerima tau bila ini bukan email spam.

advertising – Baca Juga :

Dilihat: 70 kali

Pin It

Tinggalkan Balasan