Tugas-tugas dan Tanggung Jawab Sebagai Seorang Sekretaris

Sekertarisku.com – Sekretaris adalah sebuah pekerjaan yang biasanya diidentikkan dengan wanita. Banyak, walaupun tidak semua, perusahaan-perusahaan yang memasang lowongan pekerjaan sebagai sekretaris atau asisten administratif yang mensyaratkan wanita sebagai pelamar. Di Amerika Serikat saja contohnya, pada tahun 2010, ada 4 juta pekerja yang berada pada kategori “sekretaris.”

Menurut sensus, 96% dari mereka adalah wanita.
Dominasi wanita ini diakibatkan karena tugas-tugas seorang sekretaris seringkali dianggap sebagai sesuatu yang sangat identik dengan ‘bidang yang wanita jago banget.’ Contohnya saja, semasa kamu sekolah dulu, siapa sih yang catatannya selalu rapi? Banyak pelajar cowok yang beralasan bahwa wajar catatan atau tugas-tugas sekolah mereka berantakan. Begitu pun dengan kamar. Contoh lainnya, semasa sekolah, anak kelas bahasa di sekolah manapun biasanya mayoritas diisi oleh kaum Hawa. Padahal, buat menjadi seorang sekretaris yang baik, seseorang diharuskan teratur, tertata, juga memiliki kemampuan komunikasi baik secara tertulis maupun verbal yang luwes dan baik.

Namun, jelas merupakan sebuah stereotype kalau dibilang kaum pria tidak cocok menjadi seorang sekretaris. Tidak semua lelaki super berantakan, kurang pandai bicara, atau hobi lupa tanggal dan janjian kok. Asal memiliki kualitas dan karakteristik yang diperlukan untuk menjadi seorang sekretaris serta paham dan sanggup memenuhi segala tugas dan tanggung jawabnya, siapa pun mampu. Nah, apa saja biasanya tugas-tugas dan tanggung jawab sebagai seorang sekretaris?

1. Megurus dan menjadwalkan berbagai macam janji. Seorang sekretaris pribadi untuk seorang profesional tertentu bertugas membuat, mencatat dan mengingatkan sang bos. Tapi, ada juga sekretaris yang harus menjadwalkan dan memonitori keseluruhan sebuah divisi atau kantor. Janji-janji yang dijadwalkan pun berbagai macam, seperti jadwal rapat internal, jadwal bertemu klien, jadwal mengontak klien, dan banyak lagi. Jadi kalau kamu mau jadi sekretaris, pastinya kamu harus metodis dan teliti sehingga tidak ada yang namanya tabrakan jadwal.
2. Mengurus perjalanan, termasuk melakukan booking tiket dan ruangan. Seorang sekretaris biasanya ditugasi mempersiapkan segala keperluan konferensi, seminar, rapat dengan klien, atau perjalanan bisnis lainnya. Jadi, ini termasuk memesan tiket pesawat, menghubungi pihak hotel untuk menyewa ruang konferensi, serta booking kamar hotel untuk bermalam.
3. Mempersiapkan berbagai macam surat bisnis. Nah, inilah mengapa seorang sekretaris harus punya kemampuan berbahasa yang gramatikal namun luwes. Seorang sekretaris biasanya bertugas membuat dan menjawab berbagai macam surat seperti surat dagang, surat pemesanan, surat pertanyaan, surat komplain, dan sebagainya. Walaupun terkadang di beberapa perusahaan ada divisi lain yang mengerjakan sebagian surat ini, sang sekretaris tetap harus mengawasinya.
4. Mempersiapkan dan membagikan dokumen dan proposal-proposal pada saat rapat. Seorang sekretaris biasanya juga bertugas menyiapkan dokumen penting yang akan dibahas pada saat rapat. Selain itu, ia juga harus mencetak dan memfotokopi-kannya lalu mendistibusikan dokumen tersebut pada setiap pihak terkait.
5. Menjawab panggilan telepon. Selain menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan klien atau pihak lain lewat telepon, seorang sekretaris juga bertugas meneruskan panggilan telepon pada atasannya atau karyawan lain.
6. Menata file-file perusahaan. Fotokopi, cetak dan penyortiran juga jadi tugas rutin seorang sekretaris. Jangan sampai deh, sebuah file hilang atau lupa entah disimpan dimana karena seorang sekretaris lalai atau kurang terorganisir. Bukan cuma file fisik berupa kertas-kertas, data komputer pun sama.
7. Mengkompilasikan laporan keuangan dan mengontrol budget. Beberapa sekretaris ahli atau senior juga memiliki tugas ini. Selain itu, mereka juga bertugas mempresentasikan laporan dan statistik.
8. Membantu karyawan-karyawan baru. Selain tugas sekretaris senior terhadap juniornya, biasanya sekeretaris juga bertugas memberi bimbingan awal dan briefing aturan serta tugas-tugas karyawan baru.

Intinya sih, tugas seorang sekretaris adalah memaksimalkan produktivitas dalam sebuah perusahaan dengan memastikan fungsi-fungsi organisasi berjalan dengan baik. Jadi, seorang sekretaris harus bisa diandalkan. Tertarik?

Dilihat: 692 kali