sekretarisku – Kali ini dalam kolom konsultasi, kami akan menjelaskan tentang tata cara untuk mengatur rapat. Rupanya banyak diantara sahabat SKers yang kebingungan bagaimana sih mengatur pertemuan yang baik?
Tidak peduli seperti apa sifat perusahaan anda, tetap saja pertemuan secara berkala atau berdasarkan kepentingan tertentu sangat penting untuk diadakan. Namun, tidak ada yang suka untuk bertemu dalam sebuah pertemuan jika tidak ada agenda yang jelas, dan tentunya ini akan membuang-buang waktu perusahaan dan uang. Oleh karena itu, apakah anda akan melakukan pertemuan anda dengan tatap muka langsung atau melalui teleconference, ambillah langkah-langkah yang tepat di awal untuk memastikan rapat yang seefektif mungkin.
Langkah 1
Buatlah daftar peserta yang memang wajib untuk datang dan mereka yang tidak terlalu penting. Tentukan departemen yang terlibat dalam proyek, dan pastikan seseorang hadir dari masing-masing departemen dengan kewenangan untuk mengambil keputusan.
Langkah 2
Periksa jadwal semua peserta sebelum jadwal rapat. Banyak pertemuan yang tergelincir ketika pemimpin proyek menemukan pada menit terakhir seorang tokoh kunci tidak bisa hadir. Pastikan untuk memeriksa jadwal liburan juga; beberapa karyawan mungkin tidak memposting hari liburan mereka ke kalender mereka sampai beberapa hari sebelumnya. Jika anda tidak yakin apakah tokoh kunci dapat hadir, coba periksa dengan manajer dari orang tersebut atau konfirmasi kepada yang bersangkutan langsung.
Langkah 3
Pertimbangkan zona waktu saat menjadwalkan rapat melalui teleconference. Ketika itu pukul 9:00 di New York, waktu itu adalah pukul 6:00 pagi di Los Angeles. Jadwalkan pertemuan untuk mengakomodasi semua peserta. Hindari pagi dan sore hari, terutama jika mereka memiliki jadwal kerja yang berbeda.
Langkah 4
Kirim agenda rinci dengan undangan rapat aslinya. Pastikan dengan jelas menyatakan apa yang akan dibahas, dan dalam rangka apa.
Langkah 5
Berikan setiap peserta satu set item tindakan untuk diselesaikan atau dipersiapkan sebelum pertemuan. Tindak lanjuti beberapa hari sebelumnya untuk memastikan rapat yang nanti akan diadakan berhasil dengan baik.
Langkah 6
Siapkan handout untuk semua orang. Mereka harus menyertakan salinan agenda, bersama dengan catatan dan dokumen-dokumen terkait dengan topik yang akan dibicarakan.
Langkah 7
Mulai rapat tepat waktu. Jangan mengulur pertemuan karena peserta yang terlambat. Kirimkan seseorang untuk mengumpulkan orang yang tidak hadir, tapi terus maju dan lakukan pertemuan yang telah dijadwalkan.
Langkah akhir mengatur rapat
Tunjuk seseorang untuk melakukan pencatatan. Anda tidak perlu untuk mencatate menit demi menit apa saja yang disampaikan dalam pertemuan formal, tetapi anda membutuhkan catatan yang jelas tentang apa yang dikatakan dan semua tindakan yang telah disepakati. Kirimkan catatan ini untuk peserta rapat sesegera mungkin setelah pertemuan, dan menetapkan tugas-tugas tindak lanjut dari hasil pertemuan.
Hal yang dibutuhkan:
- Email dan program kalender
- Agenda pertemuan
- Handout
Demikianlah garis besar dari apa yang harus anda persiapkan ketika diberi tugas untuk mengatur sebuah rapat, dari awal sampai akhir. Setidaknya dengan langkah-langkah ini, anda tidak lagi kebingungan bagaimana untuk mengatur sebuah pertemuan yang baik dan bagaimana bila terjadi sebuah kendala.
sumber: click disini
Advertising – Baca Juga :
Dilihat: 307 kali
